机关档案工作业务建设规范
发布时间:2016-09-27
来源:陆川县档案局

1.引 言
1.1 为了加强机关档案工作的业务建设,逐步实现机关键档案工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为机关工作服务和为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,制定本规范。
1.2 本规范适用各级党、政机关、人民团体(以下统称机关)的档案工作。
2.机关档案工作的基本任务
2.1 对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。
2.2 集中统一管理机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。
2.3 在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。
2.4 按规定向档案馆移交应进馆的档案。
2.5 办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
3. 档案的接收
3.1 接收范围
3.1.1 在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案,具体接收范围按《机关文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法的有关规定执行;
3.1.2 与机关业务工作有关的资料;
3.1.3 代管和本机关有关的撤销与合并机关的全部档案。
3.2案卷质量要求
3.2.1 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
3.2.2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.2.3 在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
3.2.5 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。
3.2.6 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
3.2.7 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
3.2.8 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
3.2.9 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
3.2.10 案卷封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简练,使用简称应通用易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹要工整,清晰。
3.2.11 卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。
3.2.12 文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。
3.3 接收时间,文书档案在次年六月底以前接收完毕,其它门类和载体的档案的接收,应按有关规定执行。
3.4 用于档案管理工作的各种图表的外型尺寸和用纸应统一:案卷目录封面采用长×宽为300mmx220mm规格、漆皮或塑料面夹板纸(见图一,略)。案卷目录、案卷接收(移交)登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿(表,略)、档案销毁清册均采用297mmx210mm或260mm×185mm(A4或B5)规格的办公标准用纸(见图二至六,略),机关、团体档案工作统计年报采用360mm×260mm的办公用纸(见图七、八,略)。
4. 档案的整理
4.1 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
4.1.1 新成立的机关,一个机关分为两个以上的机关,几个机关合并为一个机关,都应分别建立新的全宗。
4.1.2 机关改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生变化,仍接续原来的全宗。
4.1.3 机关的内部机构一般不建立单独全宗。
4.1.4 临时机构一般不建立单独全宗,其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性的任务,为期比较长的,应建立单独全宗。
4.2 机关档案,应按照其内容和载体的不同,制定统一的分类方案。分类应保持前后一致,不能随意变动。
4.2.1 分类一般应采用年度——组织机构(或问题)进行分类。
4.2.2 不能采用年度——组织机构(或问题)进行分类时,可按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。
4.3 案卷的排列,应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动。
4.4 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
4.5 案卷目录应区别不同保管期限,分年度或混年编制目录号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。
5. 档案的保管
5.1 机关应根据保存档案资料的数量,设置必需的档案专用库房和柜架;新建单位或新建办公用房,应把档案部门的用房列入基建计划。库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
5.2 机关档案部门应根据工作需要增置温湿计、复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等。
5.3 对声像档案的保管,应按《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》中的有关条款执行。
5.4 案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。
5.5 机关都应建立全宗卷,以积累存储本机关案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。
5.6 机关档案部门应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查,并作记录,发现问题要及时向分管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查,发现问题要及时解决。
5.7 机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统,同步发展,以提高科学管理水平和服务效率。
6. 档案的利用
6.1 机关档案人员要熟悉所藏档案的情况,主动了解机关各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。
6.2 机关档案部门必须编制《案卷目录》,井根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录(卡片)等。著录标准按国家标准3792·5~85《档案著录规则》执行。
6.3 机关档案部门应开展档案史料的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。
6.4 凡利用者都应按规定办理利用手续,并填写《档案借阅登记簿》。
6.4.1 档案部门在向利用者提供档案的同时,应根据需要附一张《档案利用效果登记表》,利用工作结束后,由利用者如实填写,及时交档案部门存查。
7. 档案的统计
7.1 机关档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。
7.2 准确编制档案工作情况统计年报,及时上报有关部门。
8. 档案的鉴定和移交
8.1 各机关根据国家有关档案保管期限的规定,制定本机关的保管期限表,定期对档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁。
8.2 档案的鉴定工作,应在机关分管负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,按规定进行。
8.3 销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
8.4 各机关向档案馆移交档案的范围和年限,按国家关于档案馆接收范围的有关规定执行。
8.5 各专业主管机关设立的部门档案馆,其档案的移交,按国家关于档案馆设置的有关规定执行。
8.6 重要的设备档案和基建档案应由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件,将原件向档案馆移交。
8.7 机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
9. 档案的管理制度
9.1 立卷归档制度,主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
9.2 档案保管制度,主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
9.3 档案保密制度,主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
9.4 档案利用制度,主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
9.5 机关档案人员岗位责任制,主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
10. 档案的业务监督和指导工作
10.1 传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法等。
10.2 制定本机关、本系统和所属单位档案工作计划、管理办法、规定。
10.3 根据本专业的体制对所属单位和本专业的档案工作实行监督和指导。
10.4 对本机关、所属单位和本专业的档案人员进行专业培训。
11. 附 则
11.1 各民主党派机关档案工作业务建设规范,可参照本规范执行。
11.2 中国人民解放军档案工作业务建设规范,可参照本规范自行制定,报国家档案局备案。
11.3 各级事业单位的档案工作业务建设规范,可参照本规范执行。
11.4 本规范自公布之日起执行。
国家档案局颁发 (国档发[1987]27号)

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